Wer über Prozessautomatisierung in der Logistik nachdenkt, hat zuerst Roboter vor Augen. Mit Recht, denn Lager und Transport haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Maschinen übernehmen immer mehr Tätigkeiten. Stichworte in diesem Zusammenhang sind autonome Transportfahrzeuge (AGV), Pick-by-Voice-Systeme und automatisierte Sortieranlagen.
Doch die eigentliche Effizienzrevolution findet längst nicht nur zwischen Regalgang und Verladerampe statt. Auch im Backoffice gibt es erhebliche Optimierungspotenziale. Jenseits der physischen Automation setzen Robotic Process Automation (RPA) und KI-gestützte Workflow-Systeme eindeutige Signale. Das Backoffice der Zukunft kommt mit weniger manuellen Eingriffen aus – aber mit klar strukturierten digitalen Prozessen.
Ansatzpunkte für Automatisierung im Backoffice
Der administrative Bereich der Logistik ist vor allem von Routineprozessen geprägt. Aufträge werden erfasst, Rechnungen müssen geprüft werden, die Kosten für Frachten werden kontrolliert, Zoll und Export müssen nach festen Schemata abgewickelt werden. Jeder weiss es: Routinearbeiten sind fehleranfällig. Sie binden menschliche Ressourcen, die an anderen Stellen fehlen – nämlich dort, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden. Aber gerade bei Routinearbeiten entfaltet Prozessautomatisierung ihre grösste Wirkung.
- RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) übernehmen beispielsweise das Auslesen von E-Mails, das Übertragen von Daten zwischen ERP- und TMS-Systemen oder den Abgleich von Rechnungen mit Lieferdaten.
- KI-Systeme gehen noch einen Schritt weiter: Sie analysieren Abweichungen, erkennen Muster in Reklamationen oder prognostizieren Zahlungsrisiken.
Klar ist: Im Lager bestehen physische Kapazitätsgrenzen. Das digitale Office dagegen ist – theoretisch – unbegrenzt digitalisierbar. Das macht schnellere Auftragsdurchläufe mit geringeren Fehlerquoten möglich.
Typische Einstiegsprojekte für die Automatisierung
Je höher die Fallzahlen und je klarer die Regeln, desto sinnvoller ist die Umstellung auf Automatisierung im Backoffice der Logistik. Schon kleine Effizienzgewinne bei einzelnen Aufträgen summieren sich ab einer bestimmten Anzahl zu erheblichen Produktivitätssteigerungen. Beispiele für Einstiegsprojekte sind:
- Rechnungsprüfung. Rechnungen können digital ausgelesen und mit den hinterlegten Transportaufträgen verglichen werden. Bei Abweichungen greift ein Mitarbeitender ein.
- Frachtpapiere und Lieferscheine. Die OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) ist heute extrem leistungsfähig. Die relevanten Daten fliessen ohne Medienbrüche sofort ins ERP (Enterprise Resource Planning) oder TMS (Transport Management System).
- Stammdatenpflege. Jede Änderung bei Kunden- oder Lieferantendaten kann automatisch validiert und aktualisiert werden.
- Reporting. Auch Reporting-Workflows für Controlling und Geschäftsführung lassen sich digitalisieren. Die regelmässige Bereitstellung erspart mühsame manuelle Auswertungen.
- Statusabweichungen. Auch dann, wenn es nicht so läuft wie vorgesehen, spielen digitale Lösungen ihre Vorteile aus. So können definierte Benachrichtigungen automatisch in Echtzeit ausgelöst werden, um die nötigen Massnahmen einzuleiten.
Vorgehen, Kosten und Stolpersteine
Wo ist der Startpunkt für Automatisierung im Backoffice? Am Anfang steht die Prozessanalyse – erst dann kommt die Software. Die Prozessanalyse fragt danach, wo die Schwachstellen in den Workflows liegen: Wo finden Medienbrüche statt? In welchem Bereich treten häufige Fehler auf? Welche Daten werden beispielsweise mehrfach erfasst?
Wenn diese Fragen geklärt sind, bietet sich ein Pilotprojekt an. Zum Beispiel im Bereich der Rechnungsprüfung. Die dort gewonnenen Erfahrungen helfen, bei den weiteren Schritten Fehler zu vermeiden. Automatisierung im Backoffice ist ein schrittweiser Prozess, der Zeit benötigt, um am Ende stabile und zuverlässige Strukturen aufzubauen. Kosten entstehen dabei in drei Bereichen:
- Analyse und Beratung,
- Implementierung der Software,
- laufende Betreuung und Anpassung.
Je nach Umfang beginnen Einstiegsprojekte im niedrigen fünfstelligen Bereich. Die Höhe der Investition sollte immer an den zu erwartenden Return on Investment gemessen werden. Zeitersparnis, geringere Fehlerquoten und bessere Skalierbarkeit zahlen sich schon innerhalb kurzer Zeit aus. Bei hohen Fallzahlen amortisieren sich Automatisierungsprojekte innerhalb von 12 bis 24 Monaten.
Und was sind die typischen Stolpersteine? Diese liegen weniger in der Technik als in der Organisation – und in der Vermittlung an die Mitarbeitenden. Unklare Verantwortlichkeiten für einzelne Prozesse stehen der Automatisierung häufig im Weg. Wenn nicht eindeutig definiert ist, wer wofür zuständig ist, lassen sich Abläufe nur schwer standardisieren.
Hinzu kommen gewachsene Sonderlösungen und individuelle Workarounds, die über Jahre entstanden sind. Was im Alltag flexibel wirkt, erschwert in der Automatisierung die klare Regeldefinition. Alle Mitarbeitenden müssen deshalb früh in die Umstellung einbezogen werden – denn auch Akzeptanzfragen spielen eine zentrale Rolle. Alle Beteiligten müssen verstehen, dass Automatisierung nicht Kontrolle oder Personalabbau bedeutet, sondern Unterstützung – und mehr Freiräume für anspruchsvollere, wertschöpfende Aufgaben.
Fazit
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann das Backoffice genutzt werden, um Human Power gezielter einzusetzen: Automatisierung im Backoffice der Logistik bedeutet bessere Aufgaben für weniger Menschen. Natürlich muss nicht jede Tätigkeit automatisiert werden. Aber jede Tätigkeit sollte darauf geprüft werden, welches Optimierungspotenzial besteht. In der Logistik entsteht Effizienz nicht nur im Lager und auf der Strasse. Sie entwickelt sich vor allem in den Prozessen dahinter. Die eigentliche Wettbewerbsfähigkeit entsteht hinter den Kulissen.
